被访人只需进入智慧访客小程序，即可快速填写邀约访客信息。系统提供详细的信息录入界面，涵盖访客姓名、联系方式、身份证号、来访事由、预计到访时间等必要字段，同时支持上传访客照片等辅助信息。信息填写完成后，系统一键生成邀约，并通过短信形式发送给访客，同步告知预约基本信息与注意事项。整个邀约过程操作简便，无需复杂培训，极大提升了被访人的邀约效率，也让访客提前知晓预约情况，合理安排行程。
系统支持灵活的审批设置，企业可根据实际管理需求，自由选择是否开启审批流程。若开启审批，当被访人提交访客邀约后，系统会自动将申请流转至相关负责人处。负责人通过小程序或短信提醒，随时随地查看访客信息，依据来访事由、企业安全规定等进行快速审批。审批通过后，系统会自动发送短信通知访客，包含具体到访时间、核验方式、注意事项等内容;若审批未通过，系统也会及时反馈原因，避免访客白跑一趟。这种灵活的审批机制，既能确保企业内部安全，又不会因过度流程影响访客接待效率。
入场;也可以直接出示身份证，通过证件识别设备读取信息，与预约数据匹配验证;此外，预约成功短信中附带的专属二维码，访客只需在核验设备上扫码，即可完成身份核验。多元核验方式充分考虑不同场景与访客习惯，减少人工核验的等待时间，降低接触风险，让访客入场更加便捷、高效。
系统对每一位访客的出入记录进行智能存档留存，详细记录访客姓名、预约时间、到访时间、离开时间、被访人信息、核验方式等数据。这些数据存储在云端，支持随时查阅与统计分析。企业管理人员可通过小程序后台或管理端，按日期、部门、被访人等条件快速检索访客记录，生成各类统计报表，如每日访客数量统计、高频访客分析等。存档数据不仅方便企业追溯访客访问历史，保障内部安全，还能为企业优化访客管理流程、评估接待工作量提供数据支撑，实现科学化、精细化的访客管理。
小程序智能访客预约系统以其便捷的操作、灵活的功能与安全的管理，打破了传统访客管理的局限，为企业、园区、写字楼等场所提供了高效、智能的访客管理新方案。随着数字化办公需求的不断增长，该系统必将在提升企业形象、保障内部安全、优化管理效率等方面发挥更大的价值。
