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其实，祕书，是个让人欢喜让人忧的职位，因为这是一个「易进难升」的职位，毕业生如果掌握得不好，可能终生的职业就是一个普通祕书，没有任何上升的空间，极易被淘汰；相反如果能够不断的提升自已和把握机会，就可成为月入近万元的高阶祕书。（相关行政职位说明见本报10月15日第7版）。 一个能力强、受信任的祕书是老闆或上司的左右手，可以说，每个公司都需要这样的人。
在目前来讲，这依然是一个不断升值的职业。
那么，如何做一个开心而又成功的祕书呢？
首先，并不是所有的人都适合做祕书。祕书必须细心、主动、周到、忠诚，像老闆一样热爱公司，一切为公司的利益着想。所以，在选择祕书这个职业的时候——如果你不是只想混口饭吃的话，最好就慎重考虑，这个职业跟自己的性格、兴趣以及期望是不是相符。
其次，祕书必须要清楚地知道自己的身份。祕书也可以期待当「将军」，但是除非机遇从天而降，否则最好是把「大祕书」这样的职位当作自己的目标。祕书工作带有很强的服务性质，所以一心想取代主管的祕书是无法做好工作的。
此外，在与其他同事相处的时候，谦和是很重要的品质，狐假虎威的祕书让人讨厌，会给事务的处理带来阻碍。
再次，祕书是处理事务工作的，所以要永远「对事不对人」。如果上司将一件工作全权交给另一个人来做，并要求祕书辅助此事的话，那么祕书要做的就是服从这个专案主管的命令，全力协助他处理好事情，而不是时不时地向上司打小报告。如果连专案主管都夸奖你是一个得力助手，你这个祕书的角色就算扮演好了。
大学生们要记住祕书不是决策者，不能随意「做决定」。
最后，主动细心是一个成功祕书最重要的条件。一个好祕书一定知道什么事情是重要的，哪些细节会给上司带来帮助，谁又是老闆眼中的「大人物」……
一个被公司需要的、不可替代的好祕书，配得上一份高工资，也配得上公司的尊重。当新祕书被老闆差遣做这个那个或被老闆责骂的时候，千万不要把时间浪费在抱怨上，而是要低下头检讨：为什么先前没有想到如何把工作做好？
另外，要做一个好祕书，多方位的能力是很重要的，比如打字、速记、文案，还有一定的语言能力等等。而把握好保密原则也是一个好祕书的基本素质之一。祕书可以分三种：初级祕书
包括公司前台接待、**接线生、部门事务助理等。职责一般比较单一，技术含量较低，薪金相对低一些。在职年龄一般不超过25岁。中级祕书
包括部门经理祕书、经理助理等处于中层管理者左右的祕书、中小公司的经理祕书。他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，外语水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力，薪水自然也高一些。在职年龄一般在25～35岁左右。
高阶祕书
包括跨国公司首脑祕书、董事会祕书、地区总裁祕书等。这是处于高阶领导层的要职，他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼，很多人持有外国护照，年龄也偏大，这是祕书职位的顶点，到此时才能真正领悟祕书工作的全部内涵。一般的外资企业，他们需要的高阶祕书是35～45岁的职业女性，要有长期的外企工作经历，要有良好的外语条件，良好的沟通能力、协调能力、判断能力和预见能力。
️怎样才能做个好祕书？
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身为祕书，在工作中应注意的问题：
1.与上司关係的处理：
祕书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。
体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细緻，儘可能考虑周到。
不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。
不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。
不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。
2．与工作人员关係协调：
要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。
要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。
要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。
要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，「心底无私天地宽」，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。
此外，祕书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了
培养祕书口头报告能力
祕书人员的口头报告能力，是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、準确的口头报告，有利于领导及时掌握情况，迅速作出决策。培养祕书人员的口头报告能力，要从以下细节着于：
一、精心过滤，区别处理、区别对待、慎重处理，以免干扰领导的正常工作，甚至给领导造成被动。
二、弄清原委，力求準确。视资讯的真实性、完善性为生命，按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解，构建完善的资讯。
三、打好腹稿，简明扼要。说话要讲究层次，抓住主要事实；语言要精炼，不能重複；客观陈述，不搀杂个人观点，以免影响领导独立思考。
四、举止沉稳，口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事，都要做到举止沉稳，语调节器平和，口齿清晰，不卑不亢。
五、把握时机，灵活对待。在人员较多的场合，一般应注意保密，宣向领导个别报告。领导情绪不好时，要儘量做到语言平实、平铺直述，以免引起领导情绪波动，影响对事情的正确答覆或处理。
不是特别急的事情，还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一档案，一般不要立即报告。
祕书日常工作程式
起提前到达上班地点
↓负责本人及领导办公场所卫生清洁
↓领导文具、茶水準备、家俱、物品有序摆放
↓分拆信件、分送报纸
↓领导到达时
↓提示领导本日日程 彙报有关事项 询问领导本日日程
↓督办重要事项，急事急办
↓进行正常事务工作
↓接听** 接待来宾 资料整理 撰写文稿 列印影印 来往档案 领导随
并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务
↓领导临时交办的其他任务
↓下班时间向领导徵询需办事项
↓确定是否陪领导或在家加班
↓检查档案、锁具、电器、电源情况后下班
领导发火时祕书如何对待
人都有脾气，谁都有发脾气的时候，终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于，有人脾气大，有人脾气小，有人是乱发脾气，有人故意用发"脾气"去达到一定的目的。
老闆是人，自然具有人的一切属性，即老闆当然也会发脾气。就通常的情况来看，老闆发脾气往往与工作有关，即老闆们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。
发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪，但对于老闆而言往往代表着一定的权威，这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。
而下属、员工的心里震撼，常常是老闆希望看到的应激效果。假如，老闆在指挥工作时，其指令不能对下属产生心理震撼，往往影响其工作效率。所以，就一般情况而论，权力越大的人其脾气往往也就越大。
当然，所说的脾气是指理智控制下的"脾气"，超过理智界线的"脾气"常常导致相反的效果。
员工在与老闆打交道、相处时，必须正确对待和妥善处理老闆发脾气的问题。否则，要么会使老闆小看你，要么激化以方的矛盾，从而使一方、或双方遭受不应有的损失。
对待老闆发脾气的正确态度是：只要老闆不是有意侮辱人格，或故意找岔子，你应该以忍让为上。
特别是当员工在工作上出了差错，老闆为此发脾气时，你不仅应该忍耐，而且应主动表示认错或道歉。因为，事实证明，纠正一个人的错误的最好方法，与其说是和风细雨，不如说是适当地发点脾气，只要不超分寸，后者的教育效果往往优于前者。
因此，对待老闆因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。
假如在老闆发脾气时，你认为自己受到了委屈，也不应该当场顶撞和对抗，同样应该忍耐，不同的是，你可等老闆冷静之后再向其做解释。当然，这是指比较重大的事情，对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情，你则大可不必与老闆斤斤计较。
值得指出的是，那些在老闆对其发脾气之后，特别是受到委屈对待时，能主动向老闆表示亲近的员工，将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全、而是一种良好的素质修养。此时，最愚蠢的行为，莫过于当场与老闆对抗、顶撞。
当然，地于那些品质恶劣、视员工为奴隶，动辄以发脾气来压服下属、员工的老闆，笔者并不提倡逆来顺受。具体的处理方法有三：一是"绵里藏针"。
即你可採取比较温和的态度，强硬的措辞，向老闆表示反抗，比如，你可用和蔼的语气，向老闆说出一些有份量的话；二是"旁敲侧击"。即你可以採用"借喻"、"比喻"、"喑喻"的手法，向老闆表示反抗。三是"针锋相对"。
对于低素质的老闆，你不必过于忍让。"针锋相对"往往能使对方的行为有所收敛。但是必须注意有理、有利、有节，不可随意扩大矛盾。
祕书宝典十招
1、有些事要想到领导前边
虽然你要听领导布置工作，但有些事情，祕书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好祕书。
2、领导布置的工作要提前交卷
如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。
3、注意保密工作
祕书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。洩密的祕书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。
4、负责做领导与他人的沟通工作
当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做祕书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，併为领导向他人沟通，使矛盾儘快消除，别人会以为祕书的行动是受他的领导指使的。
5、平时多给领导提供资料
领导比较忙，有一些材料顾不上看，祕书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。
6、善于听取领导意见
对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。
7、不要轻易在领导面前告别人的状
轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨祕书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。
8、不向领导提过高的有利于自己的要求
比如机关要分房子，祕书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。
9、多到群众中去
听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。祕书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对祕书反映群众情绪的作法极为满意。
10、要关心领导的生活
经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。
祕书工作者知识结构的组成
于一个祕书工作者而言，一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识
一、基础知识
祕书工作者知识的第一个层次，是祕书工作者必备的知识和前提条件。祕书工作者的知识面要广，基础知识要扎实。为此祕书工作应掌握以下三个方面的知识。
1. 科学文化知识
基础知识的基础，包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高，重视历史知识的学习，可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。
2. 马列主义理论知识
哲学、政治经济学、党的建设、***理论、有实践中不断地学习，才能提高理论修养。
3. 政策法规知识
这是作为祕书工作者必备的知识，包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识，特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。
二、专业知识
是祕书工作者知识结构的核心或者是主体，也是区别于其他领域的知识结构的方面。
1 理论知识，是祕书学和祕书工作总体的理论知识，是祕书工作者胜任本职工作的重要前提，总的理论，
也是祕书工作的基本理论知识，祕书指导思想。 分门别类的理论，包括文书处理，资讯处理，资讯调研和祕书实务的理论。
2 业务知识，祕书工作中各个环节的操作常识，基本技能，操作规範，公文的起草等。
3 行业知识，祕书工作者所在机关的行业的基本知识。
三 相关知识
祕书工作者的辅助知识，它包括以下几个方面的知识。
1 新的学科知识，社会科学和自然科学，是相关知识中的一个重要内容，包括行为科学、系统论、控制论、资讯理论。
2 管理学知识，行政管理，领导科学，决策等方面的知识。
3 社会交往知识，社会关係学，公共关係学，人际关係学等，以便祕书工作者在工作能够提高自身的交际能力，资讯沟通能力。
4 心理学知识。
四 社会知识
国际知识，当前国际的基本问题，世界格局，政治，经济，军事，思想，科技，文化等方面知识的变化及发展情况。
国内知识，国情，民情，民俗，民风等 。
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